Problem im Griff

Wie Sie Prioritäten setzen

 

So gut wie jedes Zeitmanagement-System lehrt, dass Sie in jedem Ihrer Projekte Prioritäten setzen müssen um sicherzustellen, dass Sie an den wirklich wichtigen Dingen arbeiten anstatt sich in untergeordneten Tätigkeiten zu verzetteln. Nur wenige Systeme erkären jedoch, wie man das macht. Wie entscheiden Sie, welche Aufgabe wirklich zu welcher vorgegebenen Zeit die wichtigste ist? Ist es die dringenste, die die am meisten Geld bringt, die die langfristige Zufriedenheit bringt, die die Ihren Boss am besten zufriedenstellt? Wenn Sie nicht eine intellligente Methode finden um Prioritäten zu setzen haben Sie keine Beständigkeit und springen ziellos von einer Aufgabe zur nächsten.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen eine einfache und effektive Methode - übernommen vom Militär - um Prioritäten zu setzen.

Aus einem rein militärischen (bzw. nicht politischen) Standpunkt ist das Ziel von jedem Kampf einen Sieg zu erringen indem man dem Feind mit den geringsten Mitteln den größtmöglichen Schaden zufügt. Würden Sie nicht auch sagen, dass das auch die Essenz von persönlichem Zeitmanagement ist? Sie wollen den größtmöglichen Fortschritt in Richtung Ihrer Ziele mit dem geringsten Aufwand.

 

Logo-Ringe-gruenZiel

Damit Prioritäten setzen irgendeinen Nutzen hat ist es unumgänglich, ein klares Ziel zu haben. Für das Militär ist das Hauptziel vermutlich einen entscheidenden Sieg zu erringen. Ihr persönliches Ziel ist vielleicht eine Reihe von Zielen, Ihr Leitbild oder Lebenszweck oder auch ein bestimmter Seinszustand. Die Rolle der Priorisierung ist es, Ihnen dabei zu helfen die gewünschten Ergebnisse mit dem geringsten Aufwand zu erreichen.

 

Logo-Ringe-gruenRessourcen

Die zweite Überlegung sind die verfügbaren Ressourcen. Militärische Ressourcen umfassen Truppen, Gewehre, Panzer, Flugzeuge, Treibstoff, Versorgung und so weiter. Ihre persönlichen Ressourcen umfassen Zeit, Geld, Ihre sozialen Netzwerke, Ihre körperliche Energie und so weiter. Zeit ist generell Ihre knappste Ressource, denn sie kann nicht aufgefüllt werden.

 

Logo-Ringe-gruenPriorisieren

Um intelligent Prioritäten zu setzen brauchen wir eine Methode die uns sagt wie wir Projekte auf Ihre allumfassende Wichtigkeit untersuchen können. Welche Projekte werden uns helfen, unsere Ziele am effizientesten zu erreichen?

 

CARVER

Eine Schlüsselkomponente militärischer Strategien ist das Auswählen des wichtigsten Zieles für den Angriff. Wie wissen Sie, aber, welches Ziel am wichtigsten ist? Dank Jahrhunderten der Kampfführung gibt es eine vernünftige Antwort auf diese Frage.

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CARVER ist eine Abkürzung für eine militärische Methode der Zielauswahl.
CARVER steht für:

C riticality (Kritikalität)
A ccessibility (Erreichbarkeit)
R eturn/Recuperability (Gewinn/Wiederherstellung)
V ulnerability (Verwundbarkeit)
E ffect (Wirkung)
R ecognizability (Erkennbarkeit)

 

Ich erkläre in Kürze worum es hier geht.

Für jedes potentielle Ziel bestimmen wir einen Wert von 1 (niedrigster) bis 5 (höchster) für jeden CARVER-Faktor, hiermit erschaffen wir eine CARVER-Matrix. Indem wir die sechs CARVER-Werte summieren können wir für jedes Ziel eine Punktezahl ermitteln. Und diese Punktezahl repräsentiert die relative Priorisierung des Zieles. Je höher die CARVER-Punktezahl, desto wichtiger wird das Ziel.

Nun erforschen wir die sechs CARVER-Faktoren und schauen uns an, wie wir sie auf persönliche Projekte umlegen können:

 

Logo-Ringe-gruenKritikalität

Wie kritisch ist das Teilziel in Bezug auf das Hauptziel? Wird es Sie Ihrem Hauptziel bedeutend näher bringen oder ist es relativ klein und unbedeutend? Ein Projekt mit geringer Kritikalität ist vielleicht die Garage aufräumen. Das wäre sicherlich nett, aber es macht in Ihrem Leben sicher nicht den großen Unterschied.

 

Logo-Ringe-gruenErreichbarkeit

Können Sie das Ziel tatsächlich erreichen oder ist es so gut verteidigt dass es unmöglich ist, es direkt anzugreifen? Haben Sie die Mittel, dieses Projekt sofort umzusetzen oder gibt es irgendwelche Grundvoraussetzungen? Ein Geschäft zu gründen ist nicht sehr leicht erreichbar, wenn Sie immer sehr lange arbeiten und von Gehaltsscheck zu Gehaltsscheck leben, nach einer Gehaltserhöhung zu fragen wäre dafür sehr leicht erreichbar.

 

Logo-Ringe-gruenGewinn

Bei militärischen Operationen wird der Begriff Erholungsrate dafür verwendet, um zu beschreiben wie schnell sich der Feind von der Zerstörung des Zieles wieder erholt. Es macht nicht viel Sinn ein Ziel anzugreifen, dass mit relativ geringem Aufwand wieder aufgebaut werden kann. Für die persönliche Effektivität verwenden wir stattdessen den Begriff Gewinn. Wie groß ist der erwartete Gewinn für Ihren Einsatz an Mitteln? Eine neue Geldquelle aus passivem Einkommen kann vielleicht einen bedeutenden Gewinn einbringen, während das Ansehen der Nachrichten praktisch keinen einbringt.

 

Logo-Ringe-gruenVerwundbarkeit

Wie verwundbar ist das Ziel? Welche Mittel müssen aufgewandet werden um es zu treffen? Wie verletzbar sind die Projekte, die Sie ins Auge fassen? Ein Ein-Tages Projekt wird eine hohe Verwundbarkeit aufweisen, während ein Sechs-Monats-Projekt viel weniger Verwundbarkeits-Punkte erreichen wird. Umgelegt wird ein kostengünstiges Projekt verwundbarer sein als ein teures.

 

Logo-Ringe-gruenWirkung

Wenn Sie das Ziel erfolgreich zerstört haben, wie weit wird der Einschlag reichen? Wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich beenden, welchen Effekt wird es auf Ihr Leben und auf das Leben anderer haben? Ein Bestsellerbuch zu schreiben mag eine bedeutende Wirkung haben, während das Ausfüllen Ihrer Steuererklärung einen sehr kleinen Effekt haben wird.

 

Logo-Ringe-gruenErkennbarkeit

Sehen wir das Ziel gut genug um es anzugreifen oder ist es sehr stark getarnt oder stark beweglich? Ist Ihr Projekt kristallklar oder total verschwommen? Wie leicht ist es, jeden für die Fertigstellung notwendigen Schritt ausfindig zu machen? Haben Sie so ein Projekt schon eimal abgeschlossen oder müssen Sie sich die Schritte erst überlegen? Klare Ziele mit klaren Schritten zählen höhere Punkte bei der Erkennbarkeit als nebulose Ziele mit unklaren Schritten.

 

Schauen wir uns an, wie wir eine CARVER Matrix für die Priorisierung bestimmter Projekte erstellen können. Das 1-5 Ranking für jeden Faktor gilt nur als Beispiel, Ihr eigenes Ranking fällt also vermutlich anders aus. Denken Sie daran, dass diese Rankings alle relativ zu Ihrem Hauptziel, Ihrer Mission oder Ihrer Absicht stehen.

 

 KritikalitätErreich-
barkeit
GewinnVerletz-
barkeit
WirkungErkenn-
barkeit
Summe
Buch schreiben 5 3 3 1 5 3 20
Blog starten 2 5 2 5 4 4 22
Marathon laufen 2 4 3 1 4 5 19
Neue Freunde finden 4 2 5 3 3 1 18

 

Die Zahlen sprechen für sich. Aufgrund Ihrer CARVER-Matrix wäre ihr nächst wichtigstes Projekt das Starten eines Blogs. Es ist das am wenigsten kritische Projekt, wird nicht notwendigerweise einen großen Gewinn bringen für die investierte Zeit, ist aber relativ leicht und direkt umzusetzen. Als nächstes kommt das Schreiben eines Buches, welches ein kritischeres Langzeit-Projekt ist (zumindest für unsere willkürliche Versuchsperson) es würde aber auch einen weit höheren Aufwand bedeuten. Das schlechteste Projekt ist es, neue Freunde zu finden, der größte Nachteil ist, dass es zu unklar und verschwommen ist, vielleicht müßte man dieses Projekt also näher spezifizieren.

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Obwohl  wir nur die einfache Addition anstatt einer komplexeren Abwägung der Faktoren wählen, funktioniert CARVER wirklich gut und liefert eine vernünftige Priorisierung von Projekten. Es stellt wirklich gut gegenüber welche Projekte den Aufwand wert sind und welche nicht. Es zeigt auch wann man lieber einfache Projekte umsetzt und wann man richtig große angeht.

Ich verwendete CARVER oft für meine Computerspiele-Firma. Meine CARVER-Matrix empfahl mir zum Beispiel dass es besser wäre, eine Erweiterung meiner Bestseller zu produzieren anstatt ein komplett neues Spiel zu erstellen. Obwohl sich eine Erweiterung nicht so gut verkaufen würde wie ein ganz neues Spiel war es ein recht einfaches Zwei-Wochen-Projekt dass solide Ergebnisse einbrachte.

Aber verändern Sie das CARVER-Grundkonzept beliebig, um es auf Ihre speziellen Bedürfnisse abzustimmen. Sie können bestimmten Faktoren eine extra Gewichtung zuteilen oder eigene Faktoren wie Genuss oder finanzieller Nutzen hinzufügen. Passen Sie nur auf, dass Sie nicht abdriften. Der Sinn von CARVER ist ein vernünftiges Projekt auszuwählen und dann zu handeln. Verlieren Sie sich nicht in stundenlangen Analysen.

Für Gruppenentscheidungen können Sie auch jedes Team-Mitglied seine eigene CARVER-Matrix erstellen lassen und dann die Durchschnittswerte hernehmen. Sie werden schnell herausfinden, ob der Teamleiter und die Teammitglieder auf der selben Welle schwimmen.

Mit einem System wie CARVER finden Sie heraus, welche Projekte wichtig genug sind um Ihre Aufmerksamkeit zu verdienen und welche eine Verschwendung Ihrer Zeit und Energie wären. Sie profitieren von mehr Konsistenz in Ihrer Entscheidungsfindung und besseren Ergebnissen für Ihren Aufwand.

 


 Übersetzung von ProblemImGriff, Original von Steve Pavlina:
„How to Prioritize“


 

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